guía del usuario (personal del programa)

Modified on Tue, 15 Oct at 10:34 AM

(Informe Financiero para el Personal del Programa)

TABLE OF CONTENTS

¡Bienvenido a su Plataforma de Informes Financieros!
Accediendo a la Sección de Informes Financieros y Enviando su Presupuesto
Si Su Presupuesto Necesita Ediciones
Enviando Informes de Gastos
Enviando Modificaciones de Presupuesto

¡Bienvenido a su Plataforma de Informes Financieros!

Estamos muy agradecidos por la oportunidad de trabajar con usted en esta área. Como sabe, somos nuevos en el ámbito de informes financieros dentro del mundo del servicio nacional. Usted estará utilizando la versión inicial de la plataforma de informes financieros.

Siempre que tenga ideas sobre cómo podemos mejorar la plataforma para usted, no dude en llamarnos, enviarnos un mensaje de texto o escribirnos a support@americalearns.net. Nuestra línea fija es el 310-689-0542 (recibimos mensajes de texto en este número).

Estamos ansiosos por hacer que esta parte de la gestión de un programa de AmeriCorps sea aún más fácil para usted.

Accediendo a la Sección de Informes Financieros y Enviando su Presupuesto

Cuando se creó su cuenta de informes financieros, se le otorgaron permisos para leer únicamente los presupuestos y reportes enviados o también para enviarlos y editarlos.

Aquí están los pasos:

Una vez que inicie sesión, en el menú de la izquierda, haga clic en Financial Reporting.

Nota: Puede navegar entre su cuenta de Impact Suite y el sitio de su Comisión Estatal utilizando el menú desplegable de "my accounts" en la parte superior derecha de su sitio.
En el menú de la izquierda, haga clic en Financial Reporting.
A la derecha, hacia la parte inferior de la página, verá la sección Submit & Update Budgets. Haga clic en Submit Your Budget.
Revise los detalles de su subvención.
Preste mucha atención a las instrucciones de su Comisión.
Haga clic en Next para comenzar.
Para las Secciones I y II, ingrese todos los datos requeridos por su Comisión Estatal. La Sección III se autocompletará.

IMPORTANTE: Hacia la parte inferior de la página, en la sección de Review, verá un espacio para adjuntar archivos. El personal de la Comisión le informará si necesita adjuntar algo aquí.
Para guardar su presupuesto y regresar para completarlo más tarde, haga clic en el botón Save Draft.
Para enviar su presupuesto completado, haga clic en Submit for Approval.
Espere el mensaje de confirmación antes de salir de su cuenta.
Recibirá un correo electrónico cuando su presupuesto sea aprobado o devuelto para correcciones. Una vez aprobado, verá una sección adicional en la página principal de Informes Financieros llamada Metrics.

Esta sección le proporcionará una imagen actualizada de cómo está con las finanzas de su subvención. Estos números se actualizan a medida que se aprueban las modificaciones de presupuesto y los informes de gastos.

Para ver los presupuestos, modificaciones e informes ya aprobados, acceda a los menús desplegables bajo la sección "View Submitted Budgets & Reports".To view already-approved budgets, modifications, and reports, access the drop-down menus under the section “View Submitted Budgets & Reports.”
Si su presupuesto necesita ediciones o si se aprueba, recibirá una notificación por correo electrónico de su Comisión Estatal.

Si Su Presupuesto Necesita Ediciones

Recibirá un correo electrónico como este:
Inicie sesión en el Impact Suite de su Comisión Estatal.

Nota: Puede navegar entre su cuenta de Impact Suite y el sitio de su Comisión Estatal utilizando el menú desplegable de "my accounts" en la parte superior derecha de su sitio.
A la derecha, haga clic en Financial Reporting.
En el menú de la izquierda, haga clic en Resubmit Original Budget.

Enviando Informes de Gastos

El personal designado para enviar los informes financieros de su programa recibirá alertas por correo electrónico cuando sea el momento de enviar o reenviar un informe de gastos.

Aquí está cómo llenar el informe:

En el menú de la izquierda, haga clic en Financial Reporting.
A la derecha, hacia la parte inferior de la página, verá la sección Submit & Update Expense Reports.
Aquí, verá una lista de cualquier informe que haya comenzado y que no haya sido enviado o que haya sido devuelto para editar.
Haga clic en el enlace para acceder al informe.
En la parte superior de la página del informe, verá los detalles del estado financiero de su programa, junto con un enlace para abrir su presupuesto actual. (Si su programa envió y recibió aprobación para una modificación del presupuesto, este enlace mostrará la modificación más reciente aprobada).
Haga clic en la sección para la cual necesita ingresar los gastos.

Cuando la sección se expanda, verá la cantidad de dinero restante en cada partida. Ingrese los gastos para cada partida.
Si está activado para su programa, al ingresar los gastos, es posible que deba adjuntar recibos para partidas específicas.

Para hacerlo, simplemente haga clic en el enlace correspondiente y siga las indicaciones en la ventana emergente para adjuntar la documentación solicitada.

Una vez que haga clic en el botón Save en la ventana de adjuntar recibos, verá una opción para Edit Receipts en la partida correspondiente si necesita agregar/eliminar algún archivo o modificar alguna descripción de los archivos adjuntos.
A medida que ingrese valores en las Secciones I y II, si está disponible para su programa, los cálculos de la Sección III se actualizarán automáticamente con valores personalizados ingresados por su comisión.

No cambie estos valores sin el permiso explícito de su comisión.

Si modifica los valores calculados automáticamente por error, al final de la tabla de la Sección III, haga clic en el enlace Remove Your Edits & Restore Default Section III Calculations.

Si realiza algún cambio en la Sección III, el sistema rastreará automáticamente ese cambio y lo anotará en la sección Final Details al final.
Al final de la página, verá una sección llamada Review. Esta sección le proporcionará detalles clave sobre el monto total de gastos ingresados y la cantidad de dinero que quedará una vez que el informe sea aprobado.
Al final del informe, verá una sección llamada Final Details, donde puede ingresar cualquier nota que quiera que su comisión considere durante la revisión del informe.

Dependiendo de lo que se requiera para su programa, podría ver un mensaje que le solicite adjuntar su General Ledger para este período de informes.
Si no está listo para enviar el informe, siempre puede hacer clic en el botón Save Draft en la parte inferior de la página. Su comisión no verá el informe hasta que haga clic en Submit for Approval.
Cuando envíe el informe, las personas designadas en la comisión recibirán una notificación por correo electrónico informándoles que su informe está listo para revisión.
Si el informe es aprobado o devuelto para editar, recibirá un correo electrónico notificándole el resultado.

Enviando Modificaciones de Presupuesto

El personal designado para enviar los informes financieros de su programa recibirá alertas por correo electrónico cuando sea el momento de enviar o reenviar un informe de gastos.

Aquí está cómo llenar y enviar una modificación:

En el menú de la izquierda, haga clic en Financial Reporting.
A la derecha, hacia la parte inferior de la página, verá la sección Submit & Update Budgets.
Haga clic en Submit Budget Modification.
Verá las instrucciones de su comisión en la parte superior de la página.
La sección Pre-approved Budget Increase en la parte superior del formulario solo se usará cuando la Comisión asigne o retire fondos de su presupuesto durante el ciclo de la subvención. De lo contrario, no toque esta sección.
Las Secciones I – III mostrarán los totales originalmente presupuestados.
Cuando haga clic en un campo en blanco para hacer un cambio, verá los totales originalmente presupuestados, la cantidad gastada hasta la fecha y el saldo restante para cada partida. Ingrese los cambios que necesite hacer en las celdas relevantes.Cuando ingrese cambios, se le solicitará que comparta una razón.

También verá una herramienta de ayuda para asegurarse de cuánto necesitará reasignar a otra partida en la columna. (Nota: Si está haciendo cambios en su parte, la parte de AmeriCorps estará bloqueada hasta que haya equilibrado la parte del Beneficiario, y viceversa).
Si la Sección III está en su presupuesto, los valores se calcularán automáticamente en función de lo que ingrese en las Secciones I y II. No cambie estos valores sin el permiso explícito de su comisión.

Si modifica los valores calculados automáticamente por error, al final de la tabla de la Sección III, haga clic en el enlace Remove Your Edits & Restore Default Section III Calculations.

Si realiza algún cambio en la Sección III, el sistema rastreará automáticamente ese cambio y lo anotará en la sección Final Details al final.
Hacia la parte inferior del formulario, verá una sección llamada REVIEW. Esta es la parte más importante del proceso de envío, ya que le indicará lo que necesita hacer para reconciliar el presupuesto para una presentación precisa.

En la tabla Totals & Matches, vea el tercer elemento de la lista, Amounts to Add/Subtract in Sections I or II in order to Reconcile.

En el ejemplo a continuación, necesitará agregar $29,500.29 a la columna AmeriCorps Share de la Sección I o II, y $30,047.27 en el lado de Grantee Share.
Una vez que todo esté equilibrado, así es como se verá esta sección. Tenga en cuenta que ya no hay números en la fila Amounts to Add/Subtract in Sections I or II in order to Reconcile.

Note que todo el texto rojo desaparece.
Si desea adjuntar documentación de respaldo, adjunte esos archivos en la parte inferior de la sección REVIEW. Cada archivo puede tener un máximo de 10 MB (10 MB equivalen a un documento de Word de varios miles de páginas).
En la sección Final Details al final de la página, ingrese cualquier nota para que su comisión comprenda los motivos de sus cambios propuestos.

Si necesita una aprobación formal, verá una nota sobre el botón de envío informándole de la necesidad de dicha aprobación.

Haga clic en Submit Budget Modification.Click Submit Budget Modification.

El personal designado en la comisión recibirá un correo electrónico instantáneo informándoles de la presentación.

Tenga en cuenta que siempre puede guardar y volver más tarde para terminar su trabajo haciendo clic en el botón Save en la parte inferior de la página.